Pflichtangaben in Geschäftskorrespondenz ab dem 1.1.2007

Kaufleute mussten bisher gewisse Pflichtangaben nur auf Geschäftsbriefen leisten, dies gilt seit Jahresanfang auch für die geschäftliche Korrespondenz via E-Mail. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10.11.2006 hat entsprechende Änderungen in § 37a HGB, § 80 Abs. 1 S. 1 AktienG sowie § 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG bewirkt. Daher sollten alle Kaufleute ihre Signaturen in E-Mails entsprechend anpassen.

Eine GmbH muss z.B. in ihren E-Mails folgende Angaben machen:

- vollständiger Firmenname (laut Handelsregistereintrag)

- Rechtsformzusatz

- Firmenanschrift, Sitz der Gesellschaft

- Kontaktdaten (Telefon- / Fax-Nr., Mail-Adresse)

- Handelsregistergericht / -nummer

- alle Geschäftsführer

- falls vorhanden auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und zumindest einem ausgeschriebenen Vornamen

Verstöße können u.U. zu kostspieligen Abmahnungen von Konkurrenten führen oder auch mit einem Ordnungsgeld belegt werden. Fehlende Angaben lassen die Erklärung, zu welche die Angaben fehlen, nicht unwirksam werden, können aber ggf. eine Verletzung (vor-) vertraglichen Pflichten darstellen.